Melalui surat ini, Direktorat Pembelajaran Jarak Jauh ingin (a) memberikan penjelasan terkait berbagai kegiatan pemeliharaan (i.e., maintenance) LAYAR yang sudah dilakukan; dan (b) adanya rencana pembaharuan perangkat lunak LAYAR pada Semester Antara 2022/2023. Tanggal dan waktu pembaharuan tersebut masih dalam proses penentuan, namun akan dipastikan tidak pada pekan ujian di semester antara.
Pada lampiran, kami menjabarkan berbagai langkah-langkah pemeliharaan yang sudah dilakukan, khususnya sejak kuliah.yarsi.ac.id berubah menjadi pjj.yarsi.ac.id pada semester Ganjil 2019/2020. Adanya peningkatan penggunaan LAYAR pada masa pandemi mendorong kami melakukan pembaharuan sistem, penambahan fitur, penambahan memori, penambahan kapasitas penyimpanan (storage), perubahan konfigurasi, troubleshooting untuk perilaku tidak terduga, dan peningkatan keamanan. Usaha-usaha tersebut dilakukan dengan tujuan memenuhi berbagai variasi kebutuhan pembelajaran sivitas akademika Universitas YARSI, dan memastikan kelancaran serta keamanan ketika LAYAR digunakan oleh 2000 pengguna secara bersamaan, termasuk pada pekan ujian.
Pada semester Genap 2022/2023, terjadi lima kegiatan pemeliharaan LAYAR yang tiga diantaranya terjadi pada pekan ujian dan berhubungan dengan kapasitas penyimpanan: basis data dan berkas. Pada pekan UTS, kapasitas penyimpanan basis data penuh. Sedangkan pada pekan UAS, kapasitas penyimpanan berkas penuh. Pada pekan UAS, kami melakukan dua perbaikan. Pada perbaikan pertama, kami menghapus data cadangan (backup) sebesar 2 TB, yang ternyata kembali penuh hanya dalam kurun waktu tiga hari. Hal ini tidak terduga karena sebelumnya butuh waktu sekitar tiga tahun bagi sivitas akademika Universitas YARSI untuk memproduksi 2 TB data. Pada perbaikan kedua, kami melakukan penambahan kapasitas penyimpanan.
Guna menghindari gangguan layanan akibat habisnya kapasitas ruang penyimpanan dikemudian hari, kami sudah berkoordinasi dengan OPTIMA ITT dan vendor PCMAN untuk mengaktifkan fitur notifikasi (alert) terkait kedua ruang penyimpanan dan fitur archive (penyimpanan pasif). Fitur notifikasi akan memungkinkan kami untuk mendapatkan kabar otomatis ketika ruang penyimpanan sudah berada pada status kritis; pengaktifan fitur ini sedang dikerjakan oleh vendor. Notifikasi akan secara otomatis dikirimkan ke kami, OPTIMA ITT, dan PCMAN. Fitur archive memungkinkan penghematan penggunaan ruang penyimpanan; koordinasi verbal sudah dilakukan ke pihak-pihak terkait dan kami sedang menyelesaikan kelengkapan administratif.
Semoga melalui surat ini, sivitas akademika Universitas YARSI dapat melihat berbagai kegiatan pemeliharan (maintenance) sebagai usaha kami untuk mengoptimalisasikan LAYAR dalam memenuhi kebutuhan dan keamanan data para pengunanya. Kami juga ingin mengapresiasi berbagai laporan permasalahan dan artikulasi ekspektasi terhadap kami dan LAYAR, yang berkontribusi positif dalam peningkatan layanan. Jika ada hal-hal yang perlu diklarifikasi atau ingin disampaikan, silahkan langsung kirimkan surat ke DPJJ atau menghubungi nomor +62-811-1213-8989. Terima kasih atas perhatian, kesabaran, dan kepercayaannya terhadap kami.
